С марта 2025 года в РК вступили в силу новые правила, которые затронули всех, кто работает с ЭЦП. Теперь за передачу ключа ЭЦП или его применение другим лицом грозят штрафы. К изменениям готовились давно, и бизнесу пора подстраиваться под новые реалии. Почему это важно для вас, бухгалтеров и аутсорсеров? Разберемся вместе.
Почему изменения бьют по бухгалтерам и аутсорсерам
Некоторые компании используют ЭЦП руководителя для повседневных задач. Подать налоговую отчетность, подписать счета-фактуры, отправить обращение через e-otinish, оформить кадровые документы — все это делалось быстро. Но с новыми поправками в КоАП такая практика использования чужого ЭЦП стала вне закона. Использовать чужую ЭЦП — значит рисковать штрафами. Бизнес оказался в ситуации, где нужно срочно менять подход к работе. Как теперь сдавать отчетность и пользоваться ЭЦП, чтобы не получить штраф?
Для чего ввели ответственность за использование чужого ЭЦП
Государство объясняет ужесточение правил необходимостью повысить безопасность и снизить риски мошенничества. Новые меры направлены на защиту граждан и бизнеса. Основные причины, которые указывают власти:
- Исключение отговорок при расследованиях. Раньше в уголовных делах руководители могли утверждать, что не знали о действиях подчиненных, например, когда бухгалтер использовал их ЭЦП для махинаций с НДС.
- Борьба с мошенничеством в госзакупках. Бывали случаи, когда бывшие сотрудники, имея доступ к ЭЦП, участвовали в тендерах и создавали невыгодные условия для компании.
- Защита персональных данных. Незаконное использование ЭЦП часто приводило к утечке информации, что угрожало безопасности как бизнеса, так и частных лиц.
Эти меры призваны сделать систему прозрачнее и заставить всех участников нести ответственность за свои действия.
Размеры штрафов с 2025 года
Что советует МЦРИАП
Представители МЦРИАП (Министерство цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности), которые и заводят дела по административным нарушениям согласно ст. 640 КоАП РК, уже дали четкие рекомендации, как работать с ЭЦП законно. Отметим, что специально выявлять компании, которые целенаправленно пренебрегают правилами и пользуются чужими ЭЦП никто не будет. Мониторинг будет проводиться в рамках уголовных дел и административных правонарушений. И если всплывет факт использования чужой ЭЦП, от штрафов и наказаний не уйти, к ответственности привлекут всех, кто был причастен к использованию цифровой подписи незаконно.
Напомним, что с 2016 года наказание было предусмотрено только в случае передачи ЭЦП без доверенности, а с 2025 года привлекать к ответственности будут обе стороны. В этом случае есть два варианта, которые помогут в решении проблемы.
- Руководитель компании вправе передать полномочия аутсорсеру или представителю организации. Для этого юридическим лицам достаточно внутренней доверенности, а физлицам и ИП — нотариального документа. Главное — все сотрудники пользуются собственной ЭЦП, а не ключом руководителя.
- Если хотите избежать сложностей, руководитель вправе лично ставить подпись на всех документах. Это гарантирует, что ответственность остается на нем, а закон не нарушен.
Эти варианты — ваша страховка от штрафов. Но как внедрить их в работу без стресса? Есть проверенный план.
Основные этапы, чтобы работать с ЭЦП по правилам
- Составьте список лиц, кто использует подпись в вашей компании. Если всплывают чужие ключи — пора это остановить.
- Зайдите в личный кабинет НУЦ РК и настройте права для сотрудников. Это позволит им подписывать документы своей ЭЦП, а не вашей. Но не у всех получается самостоятельно настроить права сотрудникам, поэтому наша юридическая фирма возьмет на себя все заботы. Оперативно сделаем все настройки за вас, поможем избежать ошибок. Оставить заявку можно по ссылке.
- Приведите в порядок доверенности, приказы, инструкции. Укажите, какие полномочия, и на каких ресурсах передаете сотруднику. Срок действия важен — месяц, год или больше.
- Проведите команде инструктаж, как правильно работать с ЭЦП, соберите подписи с сотрудников, что они ознакомлены с правилами. Объясните, нарушение правил — не только штрафы, но и личная ответственность.
- Проверяйте, все ли делают по правилам. Убедитесь, что доверенности в порядке, а чужие ключи не используются.
Эти шаги — не просто формальность. Они помогут вам спать спокойно, зная, что бизнес в безопасности.
Делегирование — ваш ключ к спокойствию
Хорошая новость: есть возможность делегировать права. Закон разрешает передать полномочия, не отдавая свой ключ. Это работает так.
- Авторизуйтесь на сайте НУЦ РК.
- Кликните по пункту с делегированием прав.
- Указываете ИИН сотрудника и даете ему право подписи.
В итоге у бухгалтера появляется своя ЭЦП с его сведениями. Он вправе сдавать отчетность, подписывать документы от лица компании — все законно и без рисков. Но не забудьте оформить это на бумаге. Дополните договор или трудовое соглашение пунктом о полномочиях. Укажите, что сотрудник подписывает документы сам, а не берет ваш ключ.
Не ждите — действуйте сейчас
Новые правила уже работают, и штрафы — не пустая угроза. Настройте делегирование, обучите сотрудников, проверьте процессы. Это не сложно, зато избавит вас от головной боли. Вы ведь не хотите, чтобы из-за мелочей вроде чужой подписи бизнес попал под удар? ЭЦП — ваш рабочий инструмент. Используйте его с умом, и пусть новые законы станут не проблемой, а возможностью сделать процессы чище и надежнее.
Как удаленно перевыпустить ЭЦП
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — ваш ключ к госуслугам Казахстана, которые с 2016 года доступны только онлайн. Неважно, где вы находитесь, — мы оформим ЭЦП удаленно, без вашего приезда в страну. Если у вас есть ИИН, получите ЭЦП за 1 день. Нет ИИН? Поможем оформить его за 1-2 дня.
Ваша подпись будет готова к использованию и действительна 1 год — затем мы оперативно переоформим ее. Мы работаем с резидентами и нерезидентами удаленно по доверенности, оформляем ИИН, БИН, регистрируем ТОО за 5-7 дней, также готовим ЭЦП для тендеров и закупок в Казахстане. С нами быстро, надежно и недорого. Обращайтесь сегодня — откройте доступ к возможностям Казахстана завтра.
Галяпин Николай Сергеевич
Юридический консультант. Реестровый номер 16-1/086
Член палаты юридических консультантов по ВКО
+7 701 809 9229
