ЕСУТД – это Единая система учета трудовых договоров в Казахстане. Работодатели обязаны вносить в ЕСУТД сведения о заключении, изменении, продлении и прекращении трудовых договоров через Enbek.kz или интегрированную кадровую систему. За невнесение, просрочку или некорректные данные в 2026 году предусмотрены административные штрафы.

• Зачем бизнесу регистрация в ЕСУТД
• Как связаны ЕСУТД и Enbek.kz
• Зачем нужна эта система
• Трудовой договор или ГПХ: почему это важно
• Как передать данные
• Какие данные нужно указать
• В какие сроки нужно внести информацию
• Нужно ли вносить старые действующие договоры
• Что считается нарушением
• Штрафы в 2026 году
• Трудовой договор с нерезидентом
• Если директор компании – нерезидент
• Частые ошибки работодателей
• Как подготовиться к работе с Enbek.kz
• Как мы можем помочь
• Частые вопросы
• Что важно запомнить работодателю
• Читайте также

Когда компания в Казахстане принимает человека на работу, одного подписанного документа между сторонами недостаточно. Информацию о найме нужно передать в государственную систему учета.

Чаще всего это делают через портал Enbek.kz. Работодатель заходит в личный кабинет, заполняет данные о работнике и условиях занятости, а затем подписывает запись ЭЦП.

На первый взгляд процедура выглядит технической. Но на практике именно здесь часто появляются ошибки: забыли отправить данные, неверно указали ИИН, не отразили дополнительное соглашение, пропустили срок после увольнения или оформили человека по ГПХ, хотя отношения фактически трудовые.

С 2026 года такие нарушения стали дороже для бизнеса: за неполные, недостоверные или несвоевременно внесенные данные предусмотрены административные штрафы.

Зачем бизнесу регистрация в ЕСУТД

ЕСУТД – это Единая система учета трудовых договоров Республики Казахстан.

Проще говоря, это государственная цифровая база, где фиксируются данные о занятости работников: заключение договора, изменения условий, продление, прекращение отношений, восстановление сотрудника и отдельные кадровые события.

Такая запись не заменяет сам договор. Документ по-прежнему нужно правильно составить, подписать с работником и хранить у работодателя. Государственная система только отражает ключевую информацию о нем.

Обязанность передавать данные предусмотрена статьей 23 Трудового кодекса РК. Порядок и сроки установлены Правилами представления и получения сведений о трудовом договоре в единой системе учета трудовых договоров, утвержденными приказом Министра труда и социальной защиты населения РК от 3 сентября 2020 года №353.

Как связаны ЕСУТД и Enbek.kz

Enbek.kz – это портал «Электронная биржа труда». Через него большинство компаний передают кадровую информацию в государственную систему.

Поэтому в деловой речи часто используют формулировки «внести договор в Енбек», «зарегистрировать сотрудника на Enbek.kz» или «отправить данные в ЕСУТД». Обычно все эти выражения означают одно: работодатель передает обязательную информацию о трудовых отношениях через государственный онлайн-сервис.

Для работы на портале нужна ЭЦП. Данные подписываются электронной цифровой подписью работодателя или уполномоченного лица.

Зачем нужна эта система

Государственный учет трудовых отношений нужен не только для контроля.

Он помогает:

1. подтверждать официальную занятость работника;
2. видеть реальную численность сотрудников у компаний;
3. снижать уровень неформального найма;
4. защищать работников от социальных рисков;
5. упрощать кадровый учет;
6. выявлять ситуации, когда вместо трудового оформления используют договор ГПХ.

Например, если человек постоянно работает по графику, выполняет должностные обязанности, подчиняется руководителю и внутренним правилам компании, отношения могут быть признаны трудовыми. Даже если на бумаге стороны подписали гражданско-правовой договор.

Поэтому перед оформлением важно не просто выбрать удобный шаблон, а правильно определить характер отношений.

Трудовой договор или ГПХ: почему это важно

Для ЕСУТД принципиально, какой именно документ заключен с человеком.

Трудовой договор оформляют, когда работник принимается в компанию, занимает должность, выполняет трудовую функцию и подчиняется внутреннему трудовому распорядку. Данные о таких отношениях нужно передавать в систему учета.

Договор ГПХ используют в другой ситуации. Исполнитель оказывает конкретную услугу или выполняет определенную работу, но не становится штатным сотрудником. Он отвечает за результат, а не за ежедневный процесс работы в подчинении работодателя.

Обычный договор ГПХ в ЕСУТД не вносится. Но если гражданско-правовая форма используется только для того, чтобы скрыть фактический найм, у компании появляются риски. При споре или проверке такие отношения могут признать трудовыми, а работодателю придется исправлять документы и отвечать за нарушения.

Как передать данные

Есть два основных способа.

1. Через портал Enbek.kz

Это самый распространенный вариант, особенно для малого и среднего бизнеса.

Компания вручную заполняет карточку на портале, указывает данные сторон, условия работы, дату начала, номер документа и другие обязательные поля. После проверки запись подписывается ЭЦП.

Способ удобен тем, что не требует технической интеграции. Но есть и минус: всё зависит от внимательности человека, который работает с порталом.

Если сотрудник кадровой службы, бухгалтер или директор пропустит срок либо ошибется в данных, ответственность будет на работодателе.

2. Через интеграцию кадровой системы

Крупные компании часто используют внутренние программы кадрового учета. Такие системы можно интегрировать с ЕСУТД.

В этом случае информация передается автоматически или полуавтоматически. Это удобно, если в компании много сотрудников, часто происходят переводы, продления, увольнения или изменения условий.

Интеграция снижает ручную нагрузку и помогает не терять сроки, но требует технической настройки.

Какие данные нужно указать

При внесении записи работодатель указывает основные сведения о сторонах и условиях работы.

Обычно в систему передаются:

1. Реквизиты сторон:
   • БИН компании;
   • ИИН работника;
   • ИИН работодателя, если работодателем выступает физическое лицо.
2. Трудовая функция:
   • должность;
   • профессия или специальность;
   • квалификация, если она применяется.
3. Место выполнения работы.
4. Срок действия договора.
5. Дата начала работы.
6. Дата заключения документа.
7. Номер договора.

Также через систему отражаются изменения и дополнения, прекращение отношений, продление, восстановление работника и сведения об отдельных видах отпусков, если такие данные подлежат внесению.

Перед отправкой информацию нужно внимательно проверить. Ошибка в ИИН, ФИО, дате, номере договора или реквизитах компании может привести к необходимости исправлять запись.

В какие сроки нужно внести информацию

Срок зависит от кадрового события.

Важно не путать рабочие и календарные дни. Для заключения и прекращения срок считается в рабочих днях. Для изменений, продления и исправления ошибок – в календарных.

Если компания оформила кадровое событие в документах, но не передала информацию на портал, это может считаться нарушением.

Нужно ли вносить старые действующие договоры

Если договор был заключен раньше, но продолжает действовать, данные о нем должны быть отражены в системе.

На практике встречаются ситуации, когда компания давно работает, сотрудники оформлены, но сведения в электронную базу не передавались или были внесены с ошибками. В таком случае работодателю стоит проверить записи и при необходимости актуализировать информацию через Enbek.kz.

Лучше сделать это заранее, а не ждать проверки или трудового спора.

Что считается нарушением

Проблемой будет не только полное отсутствие записи.

К ответственности могут привести разные ситуации:

• данные не передали вообще;
• информацию отправили позже установленного срока;
• указали не все обязательные поля;
• внесли недостоверные данные;
• допустили технические ошибки;
• изменили условия работы, но не обновили запись;
• прекратили отношения с сотрудником, но не отразили это на портале.

Например, если стороны подписали дополнительное соглашение об изменении должности, места работы или срока договора, эти данные тоже нужно передать в систему.

Штрафы в 2026 году

Ответственность предусмотрена статьей 98 КоАП РК.

С 12 марта 2026 года за невнесение, несвоевременное внесение, неполные, недостоверные или некорректные данные применяется штраф. Предупреждение по этой норме не предусмотрено.

Размер зависит от категории нарушителя. Расчет идет в МРП. В 2026 году 1 МРП составляет 4 325 тенге.

Для крупного бизнеса повторное нарушение может обойтись в 865 000 тенге. Поэтому кадровый учет лучше выстроить сразу: назначить ответственного, контролировать сроки и проверять каждую запись перед подписанием.

Трудовой договор с нерезидентом

Если казахстанская компания принимает на работу иностранного гражданина, данные о таком сотруднике тоже нужно передать в систему.

Общий порядок такой же, как и для граждан Казахстана: оформляется трудовой договор, затем информация о нем отправляется через Enbek.kz или интегрированную кадровую систему.

Но с нерезидентами есть дополнительные нюансы.

Перед оформлением нужно проверить:

1. есть ли у человека ИИН;
2. корректно ли указаны паспортные данные;
3. нужен ли перевод документов;
4. требуется ли разрешение на временное проживание;
5. нужно ли разрешение на привлечение иностранной рабочей силы;
6. относится ли работник к категории, которая может работать без отдельного разрешения;
7. является ли он гражданином страны ЕАЭС.

Например, граждане стран ЕАЭС могут работать в Казахстане по особому порядку, но это не отменяет необходимости корректно оформить документы и передать данные о найме.

Важно: внесение записи в ЕСУТД не заменяет миграционные процедуры. Если иностранцу нужен ИИН, РВП или разрешение, эти вопросы нужно решить отдельно.

Если директор компании – нерезидент

Отдельно стоит сказать о руководителях-иностранцах.

Когда казахстанская компания назначает директором нерезидента, важно не только передать данные в систему, но и правильно составить сам договор. Для директора стандартного шаблона часто недостаточно.

В документе стоит продумать:

• объем полномочий руководителя;
• порядок согласования крупных сделок;
• ограничения на действия без согласия участника или учредителя;
• правила работы с конфиденциальной информацией;
• условия о конфликте интересов;
• порядок передачи документов при смене директора;
• ответственность за нарушение внутренних процедур.

Если руководитель находится за пределами Казахстана, дополнительно нужно заранее понять, как он будет подписывать документы, получать ЭЦП, взаимодействовать с банком и выполнять обязанности в интересах компании.

Частые ошибки работодателей

На практике проблемы чаще всего возникают не из-за сложных юридических конструкций, а из-за простых недочетов.

Например:

1. забыли передать данные после подписания;
2. указали неправильный ИИН;
3. перепутали дату начала работы;
4. внесли неверный номер документа;
5. не отразили дополнительное соглашение;
6. пропустили срок после увольнения;
7. оформили человека по ГПХ, хотя отношения фактически трудовые;
8. приняли иностранца без проверки ИИН и миграционного статуса;
9. внесли запись не по тому работнику.

Часть ошибок можно исправить, но лучше не доводить до ситуации, когда нарушение уже выявлено инспекцией или всплыло при споре с сотрудником.

Как подготовиться к работе с Enbek.kz

Перед тем как заполнять данные на портале, работодателю стоит проверить несколько вещей.

Сначала – сам договор. В нем должны быть корректные условия: должность, функция, место работы, срок, дата начала, права и обязанности сторон.

Затем – данные работника. Особенно внимательно нужно проверить ИИН, ФИО, паспортные сведения и дату начала работы.

После этого стоит определить ответственного за кадровые действия. Даже если в компании один сотрудник, кто-то должен следить за сроками и понимать, какие события нужно отражать в системе.

Полезно вести внутренний список кадровых изменений: прием, продление, перевод, изменение условий, отпуск, увольнение, восстановление. Так меньше риск забыть о передаче данных.

Как мы можем помочь

Юристы Единой регистрационной службы Казахстана помогут оформить документы и разобраться с порталом Enbek.kz.

Мы можем:

1. определить, что подходит в вашей ситуации: трудовой договор или ГПХ – об их различиях читайте здесь;
2. подготовить документ для работника;
3. разработать договор с директором компании;
4. составить текст на русском и казахском языках;
5. включить условия о конфиденциальности, полномочиях директора, крупных сделках и конфликте интересов;
6. проверить документы работника-нерезидента;
7. помочь с регистрацией на Enbek.kz;
8. внести данные в систему;
9. исправить ошибки в ранее отправленной информации;
10. показать вашему сотруднику, как самостоятельно работать с порталом.

Если компания только начинает деятельность в Казахстане, принимает первого сотрудника, назначает директора или оформляет иностранца, лучше сразу выстроить кадровые документы правильно. Это поможет избежать штрафов, споров и лишней переписки с госорганами.

Частые вопросы

Что важно запомнить работодателю

Передача данных в ЕСУТД – обязательная часть оформления трудовых отношений в Казахстане. Компания должна не только подписать договор с сотрудником, но и вовремя отразить информацию через Enbek.kz или интегрированную кадровую систему.

Ошибки, пропущенные сроки и неполные записи могут привести к штрафам. В 2026 году суммы достигают 865 000 тенге при повторном нарушении для крупного бизнеса.

Чтобы снизить риски, проверьте договор до подписания, внимательно укажите данные сторон, не пропускайте сроки и особенно аккуратно оформляйте отношения с нерезидентами.

Если вы хотите подготовить трудовой договор, внести данные через Enbek.kz или понять, можно ли в вашей ситуации использовать договор ГПХ, обратитесь к нашим юристам. Мы поможем оформить документы корректно и пройти процедуру без лишней бюрократии.

 

Специалист по релокации бизнеса в Казахстан:
Галяпин Николай Сергеевич

Юридический консультант. Реестровый номер 16-1/086
Член палаты юридических консультантов по ВКО

Чат-бот:
Telegram

Еmail:
sale@registracia.kz Позвонить/написать:

+7 777 635 54 06 (только WhatsApp)

+7 923 225 54 06 (для звонков из России)

Читайте также

• В каких случаях договор ГПХ могут признать трудовым
• 16 отличий трудового договора от ГПХ в Казахстане
• Всё об РВП в Казахстане
• ИИН и ЭЦП для нерезидента – процедура оформления